Cómo organizar tus pendientes y tener claridad en minutos con el método GTD

Tener la cabeza llena de pendientes es más común de lo que parece. Pensamientos que van y vienen, listas mentales que se olvidan, proyectos a medias, cosas por hacer que nunca se hacen… y esa sensación constante de estar corriendo pero sin avanzar.

Si alguna vez has sentido que el caos mental te rebasa, quizás necesites un sistema que te ayude a vaciar tu mente, ordenar tus tareas y recuperar el control.

Uno de los métodos más sencillos y efectivos para lograrlo es el sistema GTD (Getting Things Done), creado por David Allen. 

¿Qué es GTD y por qué es tan útil?

GTD es un método para capturar, procesar, organizar y ejecutar cualquier tipo de tarea, compromiso o idea. Está diseñado para liberar tu mente de la carga de “recordar todo”, y ayudarte a tener claridad sobre qué hacer, cuándo y por qué.

Este sistema se basa en una idea poderosa:

“Tu mente está hecha para tener ideas, no para retenerlas”.

Cuando escribes todo lo que te preocupa o te ocupa, y lo colocas en un sistema confiable, tu mente se relaja y empieza a enfocarse mejor.

Las 5 etapas del sistema GTD

Para que funcione, GTD se apoya en cinco etapas muy claras. Cada una cumple un propósito diferente, y todas se pueden aplicar en papel.

1. Capturar

Anota TODO lo que tienes en mente. Desde tareas simples hasta ideas grandes, cosas que tienes que comprar, correos que tienes que enviar, llamadas pendientes, metas, recordatorios…

Lo ideal es tener una hoja específica para esta etapa, y vaciar tu mente con regularidad (una vez al día o a la semana).

2. Aclarar

Revisa cada cosa que capturaste y pregúntate:

1. ¿Qué es esto?
2. ¿Requiere acción?
3. ¿Puedo hacerlo en menos de 2 minutos?

Esto te ayuda a separar lo que puedes hacer de inmediato, lo que puedes delegar o lo que puedes dejar para después.

3. Organizar

Clasifica tus tareas por categorías. Puedes usar secciones como:

1. Por contexto: casa, oficina, computadora, llamadas
2. Por proyecto
3. Por nivel de energía o prioridad

4. Reflexionar

Una vez a la semana, revisa tu sistema. ¿Qué sigue pendiente? ¿Qué ya hiciste? ¿Qué puedes eliminar o mover?

Este paso te ayuda a mantenerte actualizado y no perderle la pista a lo importante.

5. Ejecutar

Con todo organizado, es más fácil tomar acción. Ya no necesitas pensar por dónde empezar. Solo abres tu sección de tareas y eliges según el tiempo, la energía y el contexto.

Cómo aplicar GTD de forma manual (y disfrutarlo)

Muchas personas abandonan los métodos de productividad porque intentan forzarse a usar apps o herramientas que no les acomodan. Si eres de los que disfrutan escribir a mano, organizar papeles y ver el orden visualmente, puedes adaptar GTD a tu estilo.

Aquí te dejamos una forma simple de empezar:

Material sugerido:

1. Separadores de colores o temáticos
2. Una carpeta o portafolio para almacenar y organizar

Divide tu carpeta por las 5 etapas del método. Por ejemplo:

Separadores sugeridos:

1. Capturar: ideas, tareas sueltas, notas mentales
2. Aclarar: lista en proceso de revisión
3. Organizar: sección dividida por contexto o proyectos
4. Reflexionar: hoja de revisión semanal
5. Ejecutar: tareas listas para hacer

Este sistema no solo es funcional, sino también muy personalizable. Puedes añadir frases motivadoras, usar códigos de color o integrar formatos visuales que te inspiren.

Consejos para hacerlo simple y constante

1. Empieza con poco. No necesitas organizar todo desde el día uno. Con que captures y organices tus tareas más urgentes ya estás avanzando.
2. Hazlo tuyo. Puedes adaptar el nombre de los separadores, combinar etapas o añadir recursos extra.
3. Sé amable contigo. Este no es un sistema para exigirte más, sino para ayudarte a vivir con más claridad.

Una herramienta sencilla para una vida más clara

Organizar tu mente no es un lujo, es una forma de cuidarte. Y tener un sistema que te permita vivir con más claridad, menos estrés y mejores decisiones… es un regalo que puedes darte con muy poco.

No necesitas tecnología sofisticada. Solo intención, constancia y un sistema que te acompañe, no que te abrume.

Tal vez este sea el momento de probar algo diferente. Tu mente lo agradecerá.

Link Indices para tus separadores